Každý člověk má nějaké své pracovní tempo a čas vyhrazený na určité typy úkolů. Doporučuje se rozdělení například na hlubokou a mělkou práci. Jenže k čemu pečlivé organizování vlastní práce je, když ho každou chvilku naruší požadavek s označením ASAP nebo urgentní. Jeho autor očekává, že všeho necháte a budete se okamžitě věnovat jeho obsahu. Jenže to nejde pořád.
TIP: Jste často na home office? Podívejte se, jak zůstat efektivní a přitom se neutavit.
Ze všech možných úhlů pohledu je nezdravé, když se se zbrklé úkolování na poslední chvíli stane denní rutinou. Jistě, může se zrovna dokončovat větší projekt a v tomto období chodí podobných žádostí více. Ale většinou se za častými urgencemi skrývá špatně zorganizovaná práce.
Proč je ASAP jako jed
- V případě urgentních požadavků hrozí, že bude člověk více chybovat. Dělat věci na poslední chvíli a ve stresu se dřív nebo později projeví tím, že někdo něco nebude schopen pohlídat.
- Čím více ASAP zadání pracovníci dostávají, tím nižší váhu pro ně mají. Což se nakonec může vymstít. Protože v momentě, kdy bude nějaká záležitost opravdu urgentní, mohou být vůči ní imunní.
- Neustálé vyrušování má na naše soustředění ničivý účinek. Multitasking lze možná provozovat u drobných rutinních úkonů, ale u tzv. hluboké práce, kdy je potřeba se soustředit, způsobí každá ASAP žádost vyrušení, které pak podle výzkumů čtvrt hodiny doháníme.
- S nárůstem počtu ASAP žádostí v emailové schránce roste také riziko vyhoření. Trávit dny vyřizováním urgentních záležitostí znamená zanedbávat svoji běžnou práci a být pořád ve skluzu. To má na lidskou psychiku neblahé účinky.
Jak se bránit?
Pokud k vám chodí urgentní žádosti pravidelně, je dobré učinit tato čtyři opatření:
- Vyjasněte si to. Obejděte kolegu nebo kolegy (může to být celé oddělení), kteří vám posílají nejvíc ASAP požadavků. Můžete požádat o pomoc nadřízeného. Vysvětlete spolupracovníkům, že záležitosti, o nichž se domnívají, že vám zaberou „maximálně deset minut“, vás stojí ve skutečnosti daleko víc času.
- Zjednejte systémovou nápravu. Navrhněte, jak by opakující ASAP zadání mohlo vypadat bez stresu a časové tísně. Vytvořte společně jednoduchý proces a požádejte kolegy o jeho respektování.
- Mluvte na rovinu. Pokud už nějaký ten požadavek nesnese odklad, požádejte kolegu či kolegy, aby vám místo nálepky ASAP raději dali termín, do kdy výstup potřebují.
- Odejděte. Jestliže v práci funguje na ASAP požadavcích všechno a je to základ celého pracovního procesu, pak je nejlepší se z takové firmy poroučet. Ideálně ještě před prvním infarktem.
V práci se to urgencemi jenom hemží a už toho máte dost? Najděte si na Jobs.cz lepší místo. Firmy mají stále nedostatek kandidátů, zejména v některých oborech.
